El ABC para contratar personal de protocolo

Contratar personal de protocolo para su evento corporativo puede resultar tan sencillo o tan complicado como usted lo decida, en cualquier caso, la clave está en la experiencia de la agencia o persona a cargo de coordinar dicha labor.

El ABC para contratar personal de protocolo resume los principales momentos que tiene todo evento corporativo y como un Agente de Servicio hará posible que su marca se vea bien representada, además permitirle ahorrar tiempo valioso para su compañía.

Lo primero es definir datos claves para cotizar el personal de protocolo solicitado:

  • Tipo y cantidad de personal.
  • Fechas del evento.
  • Lugar del evento.
  • Cantidad de horas del evento.
  • Presupuesto disponible estimado.

Teniendo claro esto, es momento de definir el perfil del personal de protocolo que lo acompañará en el evento, aquí no estamos hablando si necesita una modelo A, AA, AAA, AAAA, AAAAA o con la cantidad de A’s que quiera el cliente (los modelos no son huevos), sino de las características físicas, intelectuales o aptitudes que requiere su evento y los asistentes que este tendrá, como por ejemplo:

  • Estatura promedio ideal.
  • Dominio de Idiomas.
  • Rasgos físicos ideales.
  • Estudios realizados o terminados.
  • Experiencia laboral en determinadas áreas.

¿Por qué no hablar de cantidad de A’s?, la industria del entretenimiento y en específico el protocolo se ha variabilizado tanto que poder encajar a una persona en una categoría exacta es casi imposible ya que además de las características descritas anteriormente, la relación con los clientes potenciales es primordial al momento de desarrollar la labor de protocolo y esta como otras tantas, no son características que se puedan medir como el peso de una persona o el color de ojos.

Una vez está definido el perfil del personal de protocolo, deben proceder a realizar la convocatoria, de tal manera que se puedan conocer diferentes opciones y así escoger a las personas idóneas para desarrollar las actividades que necesitan dentro del evento. En este momento, el Agente de Servicio es suuper clave, el cual se encargará de hacer un filtro adecuado, de tal manera que el cliente final pueda ver perfiles de acuerdo a su solicitud, lo cual te ahorrará tiempo adicional.

Usar una herramienta tecnológica en este proceso es importante para poder ver los contenidos digitalizados, es decir, la hoja de vida y el book (las fotos) de los modelos lo más organizado posible para poder tomar la mejor decisión.

El casting presencial es un momento opcional en este proceso y dependerá de varios aspectos:

  • El perfil de modelos que busquen.
  • La calidad material fotográfico (book) recibido.
  • De la confianza en la agencia o el Agente de Servicio que haga la labor.

Una vez escogido el personal llega el momento del tedioso papeleo pero que es de vital importancia para el cumplimiento de las partes, es decir, la firma de contratos por parte de los modelos, agencias y cliente final si existiese esta figura. De igual manera es importante tener presente que el personal contrato debe tener afiliación al día de EPS, Pensión y ARL, bien sea que eso lo pague la agencia o directamente el personal. Un Agente de Servicio se encargará de reunir a tiempo toda la documentación y contratos requeridos para sacar adelante este punto en el menor tiempo posible.

El día del evento, de cara al personal de protocolo, es importante validar:

  • Puntualidad al llegar al lugar del evento.
  • Vestuario en perfectas condiciones.
  • Tener claro los roles que van a desempeñar.

Para llevar a cabo de manera satisfactoria los puntos descritos anteriormente, el Agente de Servicio debe validarlo con anticipación, muy posiblemente en una capacitación presencial o virtual, en la cual se dejan en claro los aspectos como la hora de llegada, teniendo en cuenta los siguientes tiempos:

  • Ingreso al recinto donde se llevará a cabo el evento, en el cual pueden llegar a solicitar un registro del personal.
  • Ajustes en el vestuario o maquillaje (para el caso de las mujeres).

En algunos eventos, por cuestiones de tiempo, logística o duración del mismo, no se lleva a cabo una capacitación previa, en ese orden de ideas se cita al personal con anticipación el mismo día del evento para realizar la capacitación correspondiente, el cual puede durar entre una o dos horas antes de dar inicio formal al evento.

A partir de la hora de inicio hasta el cierre del evento, el seguimiento que realice el Agente de Servicio al personal de protocolo, servirá como apoyo para el cliente final o la agencia y mucho más cuando se tienen dos escenarios:

  • Cantidad de personal de protocolo, de tres modelos en adelante.
  • El lugar del evento es muy grande o espacioso y los modelos se encuentran ubicados en extremos del mismo.

Una vez termina el evento es importante tener la retroalimentación por parte del cliente final y de la agencia, si esta figura existe, quienes son los que permiten que la labor del Agente de Servicio y del personal de protocolo sea de mejor calidad.

De cara al tema administrativo y financiero, el Agente de Servicio se encargará que realizar el trámite de pago por parte del cliente o agencia del 100% o del saldo correspondiente, según se haya realizado la negociación; de igual forma, este se encargará de verificar que el personal genere la cuenta de cobro a tiempo y haya enviado los documentos completos para la realización del pago en los tiempos acordados previamente.

No olvide siempre solicitar su Agente de Servicio para ahorrar tiempo valioso de cara a la realización satisfactoria de su evento.

Si tiene dudas sobre como llevar a cabo su evento, llámese agencia o cliente final, no dude en contactarnos al correo hola@italentt.com

 

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